【片付けのコツ】書類の分類・見極め方・収納方法を解説

片付け
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片付けコンサルタントの荒川侑子です。本記事では、書類の片付けの進め方やコツを3つのステップに分けて、詳しくご紹介します。

荒川侑子
荒川侑子

書類の片付けに苦手意識がある方、書類が増えて困っている方のご参考になりましたら幸いです♫

この記事を読んでいただくと…
・書類の片付けの進め方が分かります。
・書類を見極め、手放す方法が分かります。
・書類の収納方法を学ぶことができます。

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書類の片付けの進め方

書類の片付けは、大きく3つのステップで構成されています。

書類の片付けの3ステップ
  1. 書類をカテゴリーごとに集める
  2. 書類を見極めて手放す
  3. 書類を収納する

これから各項目について、詳しく解説します。

書類をカテゴリーごとに集める

はじめに、お家のあらゆる場所(机・引き出し・リビング・玄関など)に分散している書類をカテゴリーごとに1ヶ所に集めます

書類のカテゴリー(例)
  • 家庭の書類①未処理の書類
    《返信する、支払う、目を通す必要があるなど何らかのアクションが必要な書類》
    返信が必要な書類、請求書、広告やクーポンなど
  • 家庭の書類②重要書類
    《必ず残しておかなければならない保存期間内の書類》
    証明書、契約書、保証書、経理系の書類など
  • 家庭の書類③その他書類
    《保存義務はないけれど残しておきたい書類》
    取扱説明書、健康診断書、レシピ、学校からのお便りなど
  • 手帳やカード類
    ポイントカード、交通系ICカード、パスポートなど
  • 仕事関連の書類(個人保管の場合)
    名刺、セミナー資料など

書類を1枚ずつ並べていくというよりも、カテゴリーごとに書類の山を作るイメージで、机や床の上にまとめていきます。

モノを一時的に移動する、明らかなゴミやお役目終了のモノを捨てておくなどして、書類を集めるスペースをあらかじめ確保しておきましょう。

効率よく片付けられるため、すべての書類のカテゴリーを1度に集めることができたらベストです。

しかし、書類の枚数があまりにも多い場合、スペースに限りがある場合、1〜2時間など短時間しか確保できない場合などは「未処理の書類のみ片付ける」など適宜ご調整ください。

グループごとに1ヶ所に集めることで、自分がどのカテゴリーの書類を何枚ほど所有しているのか、特徴や傾向を客観的に把握することができます。

書類を見極めて手放す

書類を見極める基準

書類を集めた後は、カテゴリーごとに書類を1枚ずつ手に取り、見極めます

未処理の書類と重要書類は、用途をよく確認して、必要なモノのみ残します。その他書類は、今後も見返したいモノを残しましょう。

薄い紙1枚でも、積もれば山となります。そのため、書類は1枚ずつ厳しくチェックしていきましょう!

書類を減らすコツ

チラシを放置しない

ほぼ毎日、ポストに届くチラシ。片付けるのが面倒で、ポストの中や玄関などに放置していませんか?

チラシは、自ら希望して届くモノではないので、基本的にはすべて捨ててしまって差し支えありません

内容を確認したい場合でも、なるべく早く(受け取った瞬間に)要否を判断しましょう。

お家に溜まったチラシを捨てるだけでも、空間がだいぶスッキリしますよ!

必要な箇所だけ残す

契約書などの重要書類は、封筒で受け取ることも多いですよね。その封筒に入った分厚い書類を、丸ごと保管されている方も多いのではないでしょうか?

しかし、封筒の中身を改めて見ていただくと、本当に残しておかなければならない重要書類は一部だけです

封筒の中身を1枚ずつ確認して、チラシなどは取り除きましょう。冊子の場合は、必要な箇所だけ切り取ることもおすすめです。

ネットで確認する

取扱説明書などの書類は、ネットでも確認できます

取扱説明書は紙派です!この紙の取扱説明書は、普段からよく見ています!という場合は除いて、こだわりのない方はネットを活用されてみてはいかがでしょうか?

紙を1枚1枚めくって探すよりも、ネットでキーワード検索した方が時短になる場合もあります。紙で残しておく必要性をぜひ考えてみてくださいね。

デジタル化する

紙の文書は、電子化して残すことも一つの手段です

1番簡単なのは、スマホで写真に残しておくこと。私自身も、今後見返したい紙のメモやセミナー資料は写真に撮って、紙そのものは手放すことが多いです。

スキャナーやスキャンアプリを活用すると、より高画質で書類を保管することができます。

デジタル化する手間は掛かりますが、紙で問題となる劣化を防ぐことができますし、外出先など場所を問わず書類を確認できるようになります。

書類を手放す方法

書類は、シュレッダー・ハサミ・スタンプなどで個人情報を取り除き、地域の分別方法にしたがって、こまめに処分しましょう

古紙回収サービスがある地域もあるため、お住まいの地域のHPなどで確認してみましょう。

書類を収納する

すべての書類を見極めた後は、収納に移ります。

書類をグループごとにファイルでまとめて、棚に立てて収納する方法がおすすめです。

書類の収納方法

①未処理の書類
未処理ボックスまたはファイルを1つ作り、保管します未処理ボックスやファイルは、日頃から確認しやすい場所に置いておき、空っぽを目指します。

私は空き箱のフタを
未処理ボックスとして活用しています。

②重要書類
重要書類は、必ず保管しておかなければならないモノです。グループごとにクリアファイルやブックファイルにまとめるのがおすすめです。

私は1冊のブックファイルに
重要書類をまとめています。

③その他書類
その他書類もブックファイルやクリアファイルにまとめるのがおすすめです。透明のクリアファイルは中身が一目で分かるので万能です。

私はクリアファイルに
その他書類をまとめています。

書類の紛失が心配な場合は、グループごとにクリアファイルでまとめた後、ファイルボックスで保管することをおすすめしています。

ファイルボックスを使うと、
ペラペラとした書類も安定します。

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まとめ

書類の片付けのコツを3つのステップでご紹介させていただきました。

書類の片付けの3ステップ
  1. 書類をカテゴリーごとに集める
    書類をカテゴリーごとに集めて、総量を確認しましょう。
  2. 書類を見極めて手放す
    1枚ずつ厳しくチェックして、本当に必要な書類のみ残しましょう。
  3. 書類を収納する
    クリアファイル、ブックファイル、ファイルボックスなどを活用して収納します。

頭も心も空間もスッキリする書類のお片付け、ぜひ頑張ってみてくださいね。応援しています!

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